[1편] 보고서 작성요령(서론)

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모든 직장인이라면 고민할 주제를 가져왔습니다. 바로 보고서인데요. 회사에서 보고서 작성 지시를 받았을 때 머리가 새하얗게 변하는 경험을 한번쯤 해 본 적 있을 겁니다. 기존에 양식이 갖춰져 있는 보고서는 빈 칸을 채우기만 하면 되니 크게 고민할 필요가 없습니다. 있는 사실을 기반해서 빈 칸만 채우면 되니까요. 우리가 고민하는 보고서는 백지에서 시작하는 기획 보고서입니다. 양식, 내용에 대한 어떠한 가이드도 없습니다. 보고서라는 결과물이 나의 업무능력 평가로 이어지기 때문에 참으로 난감합니다.

지금부터 써내려 갈 내용은 보고서 작성에 있어 100%의 정답은 아니겠지만 독자 분의 보고서 작성 능력에 따라 가감해서 받아들이시면 좋을 듯 합니다.

먼저, 보고서에 관한 본격적인 얘기를 하기 전에 어떤 집단이 보고서를 가장 잘 쓰는지, 요즘 트렌드는 어떤지 가볍게 보겠습니다.

어떤 집단이 보고서를 가장 잘 쓸까요? 전 세계적으로 보면 컨설팅 그룹입니다. 예를 들면, 맥킨지 앤 컴퍼니, 보스턴 컨설팅 그룹, 베인 앤 컴퍼니가 있습니다. 아무래도 보고서로 먹고 사는 회사이다보니 그 보고서 가지고 있는 내용의 질과 가독성이 매우 우수하고 심미성 또한 뛰어납니다. 국내에서는 어떤 집단이 보고서를 가장 잘 쓸까요? 이 질문의 답에는 이견이 많을 수 있습니다만, 개인적인 생각으로는 대통령에게 보고할 자료를 만드는 중앙부처 공무원이 아닐까 합니다. 5급 공개채용이라는 아주 어려운 시험(과거의 행정고시)을 합격한 대한민국 최고의 수재가 펜을 잡고 만드는 보고서는 양질의 내용을 담고 있습니다. 그도 그럴 것이 국가가 가지고 있는 방대한 데이터, 연구용역으로 특정 사안에 대해 예측하고 결과를 도출하는 최고의 지성인 대학교수가 서포트를 하고 있으니까요. 정부 보고서는 '정부 업무 보고'라는 키워드로 구글링을 통해 금방 찾아볼 수 있습니다. 정제된 양식과 알찬 내용으로 구성되어 있습니다. 국내외로 보고서 잘 쓰는 집단을 언급하는 것은 이들의 보고서가 우리의 참고 자료가 되기 때문입니다. 맥킨지나 베인이 쓴 보고서는 보고서 자체가 돈이다보니 공개하지도 않을 뿐더러 쉽게 구할 수도 없습니다. 반면, 정부기관에서 작성한 보고서는 국민에게 일부 공개를 합니다. 특히, 연도 업무계획과 같은 보고서는 쉽게 찾아볼 수 있으니 보고서를 잘 쓰고 싶다면 꼭 참고해 보시기 바랍니다.

다음은 트렌드입니다. 과거에는 여러 장의 장표에 화려한 Power Point 보고서가 유행했습니다. 회사의 임원들은 가독성과 심미성이 뛰어나면서 발표에 최적화된 Power Point 자료를 선호했었습니다. 현재는 그 트렌드가 바뀌어 Word로 변화되었습니다. 보고서에 대한 고민을 해보셨다면 OPR이라는 단어를 들어보셨을텐데요. 바로 One Page Report입니다. 급변하는 경쟁환경에 대응하려면 핵심만 보고 받고 빠르게 의사결정 할 수 있도록 보고서도 최적화된것이지요. 보고서 초안은 실무자로부터 시작될텐데요. Power Point가 유행하던 시절에는 무수히 많은 시간과 인력이 투입되어 보고서가 작성되었을 겁니다. Word로 트렌드가 옮겨 가면서 보고서 작성에 필요한 휴먼 리소스도 많이 줄어 들게 되었습니다. 물론, Power Point가 필요할 때가 있습니다. 광고 분야와 같이 시각적인 요소가 중요한 분야는 Power Point가 선호됩니다. 하지만 현재 대기업의 전략, 기획분야에서는 Word 보고서가 선호됩니다. 적절한 리소스의 투입으로 신속하게 보고서가 나오기 때문입니다.

추가로, AI에 대한 이야기입니다. ChatGPT, MS Copilot 등 간단한 텍스트 명령으로 AI가 보고서까지 대신 써주는 시대가 되었습니다. 보고서의 초안을 잡아주고, 내용을 요약해주고, 회의에서 주고 받은 대화를 자동으로 녹음하고 회의록도 작성해줍니다. 과거에 인간이 하던 일의 많은 부분을 AI가 대신해주고 있지만 그래도 마지막에 가치를 담는 일은 인간의 영역입니다. 보고서에 어떤 내용을 집어 넣을지, 어떤 순서로 배치할지, 어떤 내용을 부각시킬지, 결국은 인간이 결정합니다. 그래서 우리는 보고서를 어떻게 잘 쓸지 고민을 해야 하는 것이고요.

이상으로 보고서 작성요령의 서론을 마치겠습니다. 후속편에서는 보고서 내용 구성, 양식, 비문 수정 등 작성 요령의 본론으로 들어가보도록 하겠습니다. 감사합니다^^