[4편] 보고서 작성요령(양식편)

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양식편 이전 포스팅에서는 내용과 구성, 즉 알맹이에 대한 이야기를 많이 하였습니다. 본 포스팅에서는 양식에 관한 이야기를 풀어나가겠씁니다. 내용만 잘 적으면 되지, 껍데기가 뭐가 중요해? 라고 생각하실 수도 있겠지만 읽는 사람, 즉 독자에게는 양식이 매우 중요합니다. 어떤 글이든 마찬가지겠지만, 보고서는 무게추를 적는 사람보다는 읽는 사람쪽으로 위치시켜야 하는 문서입니다.

정부 기관을 예로 들어보겠습니다. 과거 청와대를 기준으로 보면 보고 받은 사람은 대통령 1인입니다. 보고서를 쓰는 사람은 무수히 많습니다. 각 정부 부처에서 올라오는 보고서가 이에 해당이 될 것입니다. 실제 방송에서 언급된 대통령 일과를 보면, 대통령은 특별한 일정이 없는 날 각 부처에서 올라온 보고서를 검토를 합니다. 보통 새벽 1시, 2시까지 보고서를 읽다가 지쳐서 잠이 든다고 합니다. 읽는 보고서마다 양식이 다르다면 읽을때 오는 피로감이 배가 될 것입니다. 정권에 따라 양식 준수 정도의 차이는 있겠지만 대부분의 정권에서는 보고서 양식을 정할 것입니다.

아래는 2007년 노무현 정부 시절 대통령비서실에서 정한 보고서 표준서식입니다. 아래 그림을 충분히 보시기 바랍니다.

서식의 사전적 의미는 '증서, 원서, 신고서 따위와 같은 서류를 꾸미는 일정한 방식',  양식의 사전적 의미는 '일정한 모양이나 형식' 입니다. 두 단어의 관계는 유의어 관계를 가지고 있고, 본 포스팅에서는 혼용하여 사용하도록 하겠습니다. 참고하여 주시면 감사하겠습니다.

보고서 양식에는 불변의 법칙이 있습니다. 제목, 즉 헤드라인의 글자가 가장 커야 합니다. 제목은 보고서를 한 줄로 표현하는 역할을 하다보니 눈에 띄어야 합니다. 글자 크기는 중요도에 따라서 커질수도 작아질수도 있는 것입니다.

다음은 계위입니다. 계위의 사전적 의미는 '지위나 계층 따위의 등급'입니다. 보고서 내용에도 등급이 있습니다.

예를 들어 보겠습니다. 오늘 한 일을 몇가지 적어보겠습니다. 밥을 먹었다, 커피를 마셨다, 운동을 했다 등이 있을 수 있습니다. 보고서를 적는다 생각하고 계위를 구성해보면 아래와 같이 적을 수 있습니다.

ㅇ 오늘 한 일
   - 밥을 먹었다
   - 커피를 마셨다
   - 운동을 했다

아래는 잘못된 예입니다. 밥을 먹었다가 오늘 한 일은 맞지만 오늘 한 일을 묶어주는 상위 계위와는 맞먹을 수 없습니다.

ㅇ 밥을 먹었다
   - 커피를 마셨다
   - 운동을 했다

보고서에서 계위는 하위일수록 구체적인 내용을, 상위일수록 포괄적인 내용으로 작성하여야 합니다.

보통 네모, 동그라미, 하이픈과 같은 도형체계 계위로 구성을 합니다. 대통령비서실 보고서 서식은 네모 계위 위에 숫자를 썼네요. 회사마다 다를 수 있습니다. 계위가 낮을수록 들여쓰기를 더 하게 되어 있습니다. 회사에 따라 계위가 낮아질수록 글자크기를 더 작게 표현하는 곳도 있습니다.

다음은 줄간격과 글씨체입니다. 줄간격의 기본 원칙은 '모두 동일하게 지정'입니다. Word 프로그램 기준으로 1줄 배수 1.15가 가장 가독성이 좋습니다. 네모 계위 간의 간격은 앞단락 12pt로 해주시면 더욱 보기 좋습니다.

글씨체는 맑은고딕을 추천 드립니다. 내가 보기에 이뻐 보이는 글자체는 과감하게 포기하시기 바랍니다. 정부 보고서는 명조체를 많이 쓰긴 합니다만, 호환성과 가독성이 좋은 맑은 고딕을 추천 드립니다.

보고서 양식에서 가장 중요한 글자 크기, 계위에 대해서 설명을 드렸습니다. 아래는 위 내용을 요약함과 동시에 추가적인 내용을 기술해놓았으니 쭉 한번 읽어보시기 바랍니다.

1. 회사에서 정해놓은 양식이 있으면 반드시 따를 것.

2. 계위는 기본적으로 도형체계를 사용할 것. 네모 > 동그라미 > 하이픈

  2-1. 하이픈 보다 하위 계위를 생성하지 말 것. 너무 하위까지 생성하면 들여쓰기를 많이 해야함.

  2-2. 때에 따라서는 동그라미 숫자, 또는 일반적인 숫자를 사용할 수 있음. 일단 도형체계에 적응한 후 보고서 계위를 변화할 것.

3. 회사에서 정해놓은 양식이 없다면 계위에 따라 글자 크기를 조절할 것.

  3-1. 제목의 글자가 가장 커야함.

  3-2. 다음부터의 계위는 모두 동일하게 지정 또는 계위에 따라 조절(가장 큰 계위의 글자 크기와 가장 낮은 계위의 글자 크기가 2포인트 초과 되도록 지정하지말 것.

올바른 예
가장 큰 계위 14포인트
가장 낮은 계위 12포인트

잘못된 예
가장 큰 계위 14포인트
가장 낮은 계위 11포인트

3. 모든 곳의 줄간격은 동일한 것이 원칙. Word 기준 1줄 배수 1.15배(내용에 따라 1배로 줄일 수 있으나 더 줄이면 가독성 떨어짐.)

  3-1. 네모 계위 간 간격을 조절할 때 앞단락 또는 뒷단락 간격을 통해 조절 할 것. 간격은 12pt 추천

4. 자간은 100%를 유지할 것.

  4-1. 자간을 줄여야 한다면 '좁게 1pt' 초과하여 줄이지 말 것. 특히, 영문이 있는 경우 좁게 0.7pt 초과하여 줄이지 말 것. 초과하여 줄이면 영문끼리 붙어버려 가독성이 현저히 떨어짐.

5. 보고서 전체 레이아웃은 Word의 기본 레이아웃으로 설정할 것. 때에 따라 좁게를 선택할 수도 있으나 가장 보기 좋은 것은 기본 레이아웃임.

6. 볼드체 표시는 네모 계위 이상의 계위에서만 사용 할 것. 네모 계위 이상이라고 해봐야 제목 밖에 없음. 네모 계위 아래에서 볼드체를 사용하다보면 보고서 전체가 볼드체로 뒤덮힐 것임.

7. 글자색은 검은색 글씨 하나만 사용할 것. 푸른색, 붉은색 글씨로 포인트를 줄 수도 있지만 특별한 경우가 아니면 반드시 검은색 글씨로만 보고서를 작성할 것. 여러가지 색이 섞이면 보고서가 난잡해보임.

추후 포스팅에서는 개조식, 비문 등을 다뤄볼 예정입니다.